Document Management

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La gestione documentale (document management) è una tecnica ormai ben consolidata nelle aziende sia pubbliche che private, che hanno compreso e sperimentato i vantaggi di avere a disposizione velocemente ed in modo ben organizzato i documenti necessari a svolgere il proprio lavoro. DocsMarshal consente di ottenere questi risultati in modo ancora più efficiente, affiancando ad un sistema documentale totalmente configurabile un potente motore di workflow per la generazione e la gestione dei documenti stessi.

Struttura completamente personalizzata

La struttura in cui vengono memorizzati ed organizzati i dati ed i documenti è completamente personalizzata: le informazioni associate a ciascuno di essi sono infatti totalmente configurate secondo le esigenze dell’azienda, così come il modo in cui i dati sono messi in relazione tra loro.

Autorizzazioni di accesso granulari

È possibile definire molto dettagliatamente le autorizzazioni che gli utenti hanno sui dati e documenti, assegnandole ai singoli oppure ai gruppi. È possibile definire il livello di accesso e le operazioni che possono essere effettuate sulla base della tipologia e dello stato del documento.

Gestione automatica delle revisioni

Le modifiche apportate ai documenti memorizzati vengono gestite automaticamente dal sistema attraverso le revisioni, che consentono di mantenere lo storico dei cambiamenti effettuati e degli utenti che li hanno apportati. Per ottimizzare lo spazio e le prestazioni è anche possibile decidere se limitare l’uso di questa funzionalità a determinate tipologie o solo se i dati sono un determinato stato.

Collaborazione automatizzata tra gli utenti

Un potente motore di workflow integrato, configurabile in maniera visuale grazie ad un editor grafico avanzato, permette di definire le interazioni tra i dati e tra gli utenti in base ai processi disegnati dal responsabile. Il sistema stesso gestisce automaticamente le attività che gli utenti devono svolgere, inviando i task agli specifici destinatari (singoli o gruppi) con la lista dei compiti da svolgere. Il sistema guida e assiste passo passo l’utente al completamente dei compiti, minimizzando gli errori e rendendo più efficiente il lavoro dell’utente stesso. È possibile monitorare in qualsiasi momento lo stato dei processi e visualizzare i task assegnati e svolti dagli utenti, vedere i tempi di inserimento e completamento, per individuare eventuali criticità oppure valutarne le prestazioni.

Firma digitale e conservazione sostitutiva

Le funzionalità di firma digitale e di conservazione sostitutiva dei documenti consentono di adempiere agli obblighi di legge in maniera trasparente all’utente: la gestione è infatti demandata al sistema che garantisce la consistenza e la riservatezza di dati e documenti.


Specs

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